Polityka prywatności

1. Zakres dokumentu

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze strony uminska-ksiegowosc.pl, kontaktem przez formularz, pocztę elektroniczną lub telefon, rezerwacją konsultacji przez Cal.com, przygotowaniem oferty, zawarciem i wykonywaniem umów, pomocą przy zakładaniu działalności oraz świadczeniem usług księgowych.

Zaznaczenie pola przy formularzu kontaktowym potwierdza zapoznanie się z niniejszą Polityką. Nie stanowi ono odrębnej zgody na przetwarzanie danych, gdy podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo prawnie uzasadniony interes Administratora. Odrębna zgoda jest pobierana wyłącznie wtedy, gdy wymaga jej konkretne działanie, w szczególności załadowanie niekoniecznych treści zewnętrznych.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Usługi Księgowe Daria Umińska, ul. Szumilas 10A/13, 80-180 Kowale, NIP: 6040257636, REGON: 541087309, dalej nazywana „Administratorem”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem uminska.ksiegowosc@gmail.com lub numerem telefonu 506 912 637.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ zgodnie z informacją przekazaną przez właścicielkę nie ciąży na nim taki obowiązek.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Formularz kontaktowy i korespondencja

Formularz obejmuje imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, rodzaj usługi oraz treść wiadomości. W korespondencji e-mailowej i telefonicznej mogą pojawić się także inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika.

Nie przesyłaj przez formularz dokumentów księgowych, numerów identyfikacyjnych, danych o zdrowiu, danych logowania ani innych informacji wrażliwych. Formularz nie umożliwia dodawania załączników. Dokumenty księgowe powinny być przekazywane przez uzgodniony z Administratorem bezpieczny kanał.

Rezerwacja konsultacji

Podczas rezerwacji w Cal.com mogą być wymagane m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, termin, strefa czasowa oraz informacje wpisane w formularzu rezerwacji. Zakres pól zależy od aktualnych ustawień wydarzenia w Cal.com.

Kalkulator orientacyjnej wyceny

Kalkulator przetwarza odpowiedzi dotyczące m.in. formy działalności, rodzaju księgowości, statusu VAT, liczby dokumentów i obsługi kadrowo-płacowej w celu wyświetlenia orientacyjnego wyniku. Odpowiedzi nie są zapisywane w osobnej bazie. Po wybraniu „Zapytaj o wycenę” podsumowanie może zostać przeniesione do formularza i stać się częścią wysłanej wiadomości.

Umowa i obsługa księgowa

W przypadku podjęcia współpracy mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe, podatkowe, dane dotyczące działalności oraz dokumentacja potrzebna do wykonania umowy i obowiązków prawnych. Szczegółowy zakres zależy od wybranej usługi.

Dane techniczne

Serwer i zabezpieczenia strony mogą przetwarzać adres IP, datę i godzinę połączenia, odwiedzony adres URL, typ przeglądarki i systemu operacyjnego oraz informacje o błędach. Formularz wykorzystuje skrót adresu IP przez ograniczony czas do ochrony przed nadużyciami i nadmierną liczbą wysyłek.

4. Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, pomoc przy rozpoczęciu działalności, rezerwacja konsultacji oraz działania przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Zawarcie i wykonanie umowy, świadczenie usług księgowych oraz kontakt dotyczący realizacji usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie dokumentów księgowych, realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Obsługa pozostałej korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa strony, diagnostyka błędów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
• Działania oparte na zgodzie – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli odrębna, dobrowolna zgoda będzie właściwą podstawą konkretnego działania.

Kalkulator przedstawia orientacyjny wynik i nie podejmuje decyzji wywołującej skutki prawne. Ostateczny zakres usług i cena są ustalane indywidualnie.

5. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania strony i realizacji usług, w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

• Hostinger International Ltd. i jego podwykonawcy – hosting, infrastruktura serwera, kopie zapasowe, logi techniczne i utrzymanie domeny;
• Google Ireland Limited i podmioty z grupy Google – obsługa skrzynki Gmail, na którą trafia korespondencja wysłana przez formularz;
• Plus Five Five, Inc. (Resend) i jego podwykonawcy – techniczna wysyłka wiadomości z formularza, obsługa dostarczenia oraz logi wysyłki;
• Cal.com, Inc. i jego podwykonawcy – kalendarz, rezerwacje i powiadomienia;
• upoważnione podmioty zapewniające obsługę techniczną, prawną lub podatkową;
• sądy, organy administracji, organy podatkowe, organy ścigania i inni odbiorcy, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Wiadomość z formularza jest przekazywana przez Resend do skrzynki Gmail Administratora. W tym procesie przetwarzane mogą być dane wpisane w formularzu, adresy nadawcy i odbiorcy, temat, treść wiadomości oraz metadane niezbędne do jej dostarczenia. Resend przetwarza dane zawarte w wiadomościach na zlecenie Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Wysyłka formularza jest obsługiwana w WordPressie przez FluentSMTP. Narzędzie korzysta z Resend jako dostawcy wysyłki, a lokalne logi wysyłki są przechowywane na serwerze Administratora przez 14 dni.

Resend jest dostawcą ze Stanów Zjednoczonych. Wybór europejskiego regionu wysyłki nie oznacza przechowywania wszystkich danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym – dane konta, metadane, logi i rekordy API mogą być przechowywane w Stanach Zjednoczonych. Resend opisuje stosowane zabezpieczenia transferu w swojej umowie powierzenia przetwarzania danych, w tym standardowe klauzule umowne Unii Europejskiej, oraz deklaruje uczestnictwo w EU–U.S. Data Privacy Framework.

Korzystanie z usług Google, Resend i Cal.com może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Informacje o miejscach przetwarzania oraz stosowanych podstawach i zabezpieczeniach transferu są dostępne w dokumentacji właściwego dostawcy. Zakres transferu dotyczącego Cal.com zależy od aktualnej konfiguracji usługi i operacji wykonywanej przez użytkownika; aktualne informacje publikuje Cal.com w swojej polityce prywatności oraz dokumentacji bezpieczeństwa i DPA.

Informacje dostawców: polityka prywatności Hostinger, polityka prywatności Google, polityka prywatności Resend, DPA Resend, lista podwykonawców Resend, polityka prywatności Cal.com oraz dokumenty bezpieczeństwa i DPA Cal.com.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń i przez okres wymagany przepisami.
• Dokumentacja księgowa i rozliczeniowa – przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Zapytania, wiadomości z formularza i korespondencja w Gmailu – przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; dane mogą zostać usunięte wcześniej, jeżeli przestaną być potrzebne.
• Dane wiadomości przetwarzane w Resend – przez 30 dni zgodnie z deklarowanym przez dostawcę okresem przechowywania danych e-mail w usłudze.
• Lokalne logi wysyłki FluentSMTP – przez 14 dni, po czym są automatycznie usuwane.
• Dane związane z konsultacją – przez czas potrzebny do jej organizacji i realizacji, a następnie przez właściwy okres przedawnienia roszczeń.
• Skrót adresu IP używany do ograniczenia nadużyć formularza – 15 minut.
• Dane rezerwacji w Cal.com – przez czas potrzebny do obsługi rezerwacji i spotkania, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; kopie techniczne są przechowywane zgodnie z aktualnymi ustawieniami konta i zasadami dostawcy.
• Logi serwera i kopie zapasowe Hostinger – zgodnie z aktywną konfiguracją hostingu, cyklem rotacji kopii oraz okresem niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i możliwości odtworzenia strony, po czym są usuwane lub nadpisywane.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia, o ile nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z prawa.

7. Twoje prawa

W granicach przewidzianych przez RODO możesz żądać dostępu do danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Administrator odpowiada na żądania bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca.

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne informacje znajdują się na stronie uodo.gov.pl.

8. Pliki cookies i osadzony kalendarz

Strona nie wykorzystuje Google Analytics, Meta Pixela ani innych narzędzi reklamy behawioralnej. WordPress, hosting, zabezpieczenia i system zarządzania zgodami mogą wykorzystywać niezbędne pliki cookies lub pamięć przeglądarki w celu zapewnienia bezpieczeństwa, działania strony oraz zapamiętania ustawień prywatności.

Osadzony kalendarz Cal.com stanowi treść zewnętrzną i nie jest ładowany przed wyrażeniem zgody w kategorii „Treści zewnętrzne / Cal.com”. Przed wyrażeniem zgody przeglądarka użytkownika nie nawiązuje połączenia z serwerami Cal.com.

Po wyrażeniu zgody Cal.com może otrzymać między innymi adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, język oraz strefę czasową, a także wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie związane z działaniem, preferencjami, bezpieczeństwem i pomiarem korzystania z usługi.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana za pomocą linku lub przycisku „Ustawienia prywatności” dostępnego na stronie. Bez zgody kalendarz nie zostanie osadzony; użytkownik nadal może skorzystać z formularza kontaktowego albo świadomie otworzyć Cal.com w nowej karcie.

Użytkownik może również zmieniać ustawienia plików cookies w swojej przeglądarce, jednak wyłączenie mechanizmów niezbędnych może ograniczyć działanie wybranych funkcji. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez kalendarz znajduje się w polityce prywatności Cal.com.

9. Dobrowolność danych, kontakt i zmiany

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail, rodzaju usługi i treści wiadomości nie będzie możliwe wysłanie formularza ani udzielenie odpowiedzi. Numer telefonu w formularzu kontaktowym jest opcjonalny. Cal.com może wymagać osobnego zestawu danych potrzebnych do rezerwacji.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profiluje ich na potrzeby własnego marketingu.

Pytania oraz żądania dotyczące danych można wysłać na uminska.ksiegowosc@gmail.com.

Polityka może zostać zaktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu działania strony, zakresu usług, dostawców lub procesów przetwarzania. Nowa wersja zostanie opublikowana pod tym samym adresem wraz z datą wejścia w życie.

Data wejścia w życie: 8 sierpnia 2026 r.